Senhas do site: como organizar os acessos da empresa

Muita empresa só descobre que não tem a senha do site no dia em que precisa dela. O domínio vai vencer e o aviso chega num e-mail que ninguém abre. O funcionário que cuidava do Instagram saiu da loja e levou a senha junto. O sobrinho que fez o site mudou de cidade e não atende mais o telefone. Enquanto isso, o site fica parado, sem ninguém conseguir mudar um preço ou um horário.

Este post mostra quais senhas e acessos do site uma empresa precisa ter guardados, como organizar tudo sem planilha solta no computador e o que fazer quando alguém entra ou sai da equipe.

Por que as senhas do site somem

Quase sempre o problema começa do mesmo jeito: alguém cria as contas com o próprio e-mail ou celular, e ninguém anota nada. Enquanto essa pessoa está por perto, tudo funciona. Quando ela sai, a empresa fica sem a chave da própria casa.

Estes são os casos que mais aparecem em negócios pequenos:

• O domínio foi registrado no CPF de quem fez o site, e não no CNPJ da empresa.
• O e-mail de recuperação é um endereço antigo que ninguém acessa mais.
• A verificação em duas etapas manda o código para o celular de um ex-funcionário.
• A mesma senha é usada em tudo e circula em grupo de WhatsApp.
• Ninguém sabe onde o site está hospedado nem quanto custa por ano.

Recuperar um acesso perdido costuma ser possível, mas leva tempo e às vezes exige documentos. Organizar antes sai bem mais barato. O post sobre quem é o dono do seu site explica por que o domínio e as contas precisam estar no nome da empresa.

Quais acessos a sua empresa precisa ter

Mesmo um site simples depende de várias contas diferentes. A tabela mostra as principais e o que vale anotar de cada uma:

O domínio é o item mais importante da lista. Se ele vencer, o site e o e-mail param juntos, e o endereço pode acabar registrado por outra pessoa. O post domínio expirado: o que fazer mostra como agir nesse caso. Para entender a diferença entre domínio e hospedagem, leia o que é hospedagem de site.

Onde guardar as senhas

Caderno na gaveta, bloco de notas do celular e planilha no computador têm o mesmo defeito: quem pegar o aparelho ou o papel lê tudo, e se o arquivo se perder, vai tudo junto. A saída mais segura, e também a mais prática, é um gerenciador de senhas.

O gerenciador funciona como um cofre. Você guarda todas as senhas lá dentro e decora só uma, a do cofre. Ele preenche os logins sozinho, avisa quando uma senha está fraca ou repetida e sincroniza o computador com o celular. Três opções conhecidas:

• Gerenciador do Google: já vem no Chrome e no Android. É bom para começar, mas fica preso à conta do Google de quem usa.
• Bitwarden: tem plano gratuito, e os planos para empresas permitem criar um cofre da equipe, separado do pessoal.
• App Senhas da Apple: funciona bem para quem usa só iPhone, iPad e Mac.

Seja qual for a escolha, use uma senha diferente para cada serviço. Se uma vazar, as outras continuam protegidas.

Ligue a verificação em duas etapas

A verificação em duas etapas pede, além da senha, um código que chega no celular ou aparece num aplicativo. Mesmo que alguém descubra a senha, não entra sem esse código. Vale ligar em tudo o que permite: Google, Instagram, Facebook, Registro.br, hospedagem e painel do site.

Três cuidados fazem diferença:

1. Prefira um aplicativo autenticador ao SMS. O Google Authenticator e o Microsoft Authenticator são gratuitos. O código por SMS pode ser desviado no golpe da troca de chip.
2. Guarde os códigos de backup. Quase todo serviço oferece uma lista de códigos de reserva. Salve no gerenciador de senhas, porque eles resolvem o problema se o celular quebrar ou for roubado.
3. Cadastre o celular da empresa ou do dono. Se o código vai para o aparelho de alguém que pode sair, o acesso vai embora com essa pessoa.

Os golpes que miram empresas pequenas quase sempre começam com uma senha roubada. O post sobre golpes contra empresas na internet mostra os mais comuns e como reconhecer cada um.

Dê acesso sem entregar a sua senha

Você contratou uma agência, um designer ou alguém para cuidar das redes. Mandar a sua senha pelo WhatsApp parece mais rápido, mas é o caminho mais arriscado. A maioria dos serviços permite convidar outra pessoa com o login dela. Depois, você tira esse acesso quando quiser, sem trocar senha nenhuma.

• Perfil da Empresa no Google: adicione a pessoa como administradora e mantenha a conta da empresa como proprietária principal.
• Instagram e Facebook: dê acesso pelo painel de negócios da Meta e escolha o que cada pessoa pode fazer.
• Painel do site: no WordPress e na maioria dos sistemas, crie um usuário para cada pessoa. Quem só escreve posts não precisa ser administrador.
• Google Analytics e Search Console: adicione o e-mail da pessoa como usuário, só com a permissão necessária.

Quando alguém entra ou sai da equipe

Quando entra um funcionário novo, dê só os acessos de que ele precisa para trabalhar. A saída é o momento mais esquecido, e o mais importante. No dia em que a pessoa deixa a empresa, faça esta revisão:

1. Remova o usuário dela do painel do site, do perfil no Google e do painel de negócios da Meta.
2. Troque as senhas que ela conhecia, começando pelo e-mail e pelas redes sociais.
3. Confira se o celular e o e-mail de recuperação das contas ainda são da empresa.
4. Se ela tinha um e-mail profissional, redirecione as mensagens para outra caixa antes de apagar a conta, para não perder pedidos de clientes.

O mesmo vale para o fim de um contrato com agência ou freelancer. Peça a lista de tudo o que foi criado e tire os acessos que não são mais necessários. Um bom profissional entrega isso sem problema.

Revise tudo duas vezes por ano

Escolha duas datas fixas, por exemplo abril e outubro, e reserve meia hora para conferir:

• a data de vencimento do domínio e da hospedagem;
• se o cartão cadastrado para a renovação ainda é válido;
• quem tem acesso a cada conta e se ainda precisa ter;
• se os e-mails e celulares de recuperação estão certos;
• se o backup do site está sendo feito.

Em Guarapari, a baixa temporada é uma boa hora para essa revisão, antes que a correria de dezembro chegue. Para outros cuidados de rotina, veja como manter o site seguro e atualizado.

Perdi um acesso. E agora?

Se a senha já sumiu, não pague a primeira pessoa que prometer recuperar a conta. Quase todo serviço tem um caminho oficial:

• Domínio .br: o Registro.br permite recuperar o acesso pelo e-mail cadastrado. Se esse e-mail não existe mais, o titular precisa seguir o procedimento do próprio Registro.br, com documentos.
• Perfil no Google: dá para pedir a propriedade do perfil pelo próprio Google, que avisa o dono atual. Se ele não responder, em alguns casos o pedido é liberado.
• Instagram e Facebook: use a recuperação da própria Meta, pelo aplicativo ou pelo site. Desconfie de quem diz que consegue destravar a conta por fora.
• Site e hospedagem: o suporte da empresa de hospedagem libera o acesso ao titular da conta depois de confirmar os dados.

Por isso as contas precisam estar no nome e no documento da empresa. É isso que permite provar quem é o dono quando algo dá errado.

Por onde começar

Pegue papel e caneta e responda: onde está o domínio? Quem é o titular? Quando vence? Onde está a hospedagem? Quem consegue entrar hoje no painel do site, no Google e no Instagram? Se alguma resposta for "não sei", comece por ela. Em uma tarde dá para colocar tudo no gerenciador de senhas e ligar a verificação em duas etapas nas contas principais.

Se preferir que alguém organize isso para você, a TH Designer pode ajudar. A gente cria o site com o domínio e a hospedagem no nome da sua empresa, entrega a lista completa de acessos e mostra como dar permissão para a equipe sem compartilhar senha. Conheça nossos serviços e chame a gente no WhatsApp. Atendemos negócios de Guarapari e região.

Perguntas frequentes