Você manda um orçamento caprichado para um cliente e fica esperando a resposta. Dois dias depois, ele liga perguntando se você esqueceu dele. O e-mail estava lá o tempo todo, só que na pasta de spam. Para quem vende por e-mail, cada mensagem perdida pode ser uma venda a menos.
Na maioria das vezes, o e-mail da empresa cai no spam por um motivo técnico que dá para resolver em uma tarde. Este post explica por que isso acontece, o que são os tais SPF, DKIM e DMARC e como conferir se o seu domínio está configurado do jeito certo.
Por que o e-mail da empresa cai no spam
Gmail, Outlook e outros serviços recebem bilhões de mensagens por dia, e boa parte é golpe ou propaganda. Para separar uma coisa da outra, eles fazem uma checagem rápida em cada e-mail que chega. Se algo parece estranho, a mensagem vai para o spam ou nem é entregue.
Estes são os motivos mais comuns em empresas pequenas:
- O domínio não tem os registros de autenticação (SPF, DKIM e DMARC) configurados.
- O formulário do site envia as mensagens em nome do cliente, com um endereço que não é do seu domínio.
- O texto parece propaganda: assunto em maiúsculas, muitos pontos de exclamação, a palavra GRÁTIS em destaque.
- A mensagem leva anexo pesado ou link encurtado, recursos que golpistas usam muito.
- Alguma conta foi invadida e passou a disparar spam, o que sujou a reputação do domínio.
- Uma lista grande de clientes recebe promoções pela caixa comum, sem ferramenta de e-mail marketing.
O primeiro item é o mais frequente e o que mais pesa. Se você ainda atende clientes por um endereço do Gmail ou do Hotmail, vale ler antes o post sobre e-mail profissional com domínio próprio.
SPF, DKIM e DMARC: o que são, sem complicação
Os nomes assustam, mas a ideia é simples. Cada um é uma linha de texto guardada no DNS do seu domínio, uma espécie de lista telefônica da internet. Quando o seu e-mail chega, o servidor de quem recebe consulta essas linhas para ter certeza de que a mensagem saiu mesmo da sua empresa.
| Registro | O que faz | Comparação do dia a dia |
|---|---|---|
| SPF | Lista quais servidores podem enviar e-mail usando o seu domínio | A lista de pessoas autorizadas a retirar uma encomenda no seu nome |
| DKIM | Coloca uma assinatura digital em cada mensagem, que prova que ela não foi alterada no caminho | O lacre de uma embalagem: se chegou rompido, alguém mexeu |
| DMARC | Diz ao servidor o que fazer quando o SPF ou o DKIM falham e envia relatórios para você | A regra da portaria: quem não está na lista não entra |
Sem esses registros, qualquer pessoa consegue mandar uma mensagem fingindo ser contato@suaempresa.com.br. Muitos golpes funcionam assim, como mostra o post sobre golpes contra empresas na internet. Por isso os provedores desconfiam de domínios que não se identificam. Desde 2024, o Gmail e o Yahoo exigem SPF ou DKIM de todos os remetentes, e os três registros de quem envia grandes volumes por dia.
Como saber se o seu domínio está configurado
O teste é rápido e gratuito.
Pelo próprio Gmail
- Mande um e-mail do endereço da empresa para uma conta pessoal do Gmail.
- Abra a mensagem, clique nos três pontinhos do canto e escolha Mostrar original.
- No topo da página aparecem as linhas SPF, DKIM e DMARC. O ideal é ver PASS nas três.
Se aparecer FAIL ou NEUTRAL, ou se alguma linha nem existir, o registro está faltando ou foi cadastrado errado.
Por ferramentas on-line
O mail-tester.com, que permite alguns testes grátis por dia, gera um endereço temporário. Você manda um e-mail para ele e recebe uma nota de 0 a 10, com a lista do que precisa melhorar. Já o MXToolbox consulta os registros do domínio e mostra se ele aparece em alguma lista de bloqueio, as chamadas blacklists.
Como configurar SPF, DKIM e DMARC
A configuração acontece em dois lugares: no serviço de e-mail (Hostinger, Google Workspace, Microsoft 365, Zoho e outros) e na zona de DNS do domínio. Se o seu domínio é .br e o DNS ficou no Registro.br, é lá que você edita. Se o DNS aponta para a hospedagem, a edição é feita no painel dela. O post sobre o que é DNS e como apontar o domínio ajuda a descobrir onde está o seu.
O passo a passo costuma ser este:
- SPF: o serviço de e-mail informa uma linha do tipo TXT que começa com v=spf1. Copie e cadastre no DNS. Tenha só um registro SPF por domínio. Se você usa mais de um serviço, como o e-mail da hospedagem e uma ferramenta de e-mail marketing, junte os dois na mesma linha.
- DKIM: no painel do serviço de e-mail, procure a opção de autenticação ou DKIM. Ele gera uma chave, que vira outro registro no DNS. Em alguns serviços, depois de criar o registro, é preciso voltar ao painel e clicar para ativar a assinatura.
- DMARC: crie um registro TXT com o nome _dmarc. Para começar, use a política mais branda, p=none, que só observa e manda relatórios. Depois de algumas semanas sem problema, dá para endurecer a regra para quarantine (manda para o spam) ou reject (recusa a mensagem).
As mudanças no DNS podem levar algumas horas para valer. Depois disso, repita o teste do Gmail. Com as três linhas em PASS, o motivo mais comum de spam já está resolvido.
O formulário do site também precisa de cuidado
Esse erro aparece muito em sites feitos às pressas. O cliente preenche o formulário de contato com o e-mail dele, por exemplo maria@gmail.com, e o site manda a mensagem para você usando esse endereço como remetente. Para o Gmail, parece que o seu servidor está se passando pela Maria. A mensagem vai para o spam ou simplesmente some.
O jeito certo é o site enviar a partir de um endereço do seu domínio, como site@suaempresa.com.br, e colocar o e-mail do cliente no campo Responder para. Você clica em responder e a resposta vai direto para ele. Na parte técnica, o ideal é que o envio use SMTP autenticado da sua conta de e-mail. Se você não sabe como o seu formulário funciona, pergunte a quem cuida do site.
Se o formulário não traz pedidos há semanas, desconfie disso antes de achar que o movimento caiu. O post sobre formulário de contato que converte traz outros ajustes que ajudam.
Cuidados com o texto e com o envio
Mesmo com tudo configurado, alguns hábitos acendem o alerta dos filtros. Vale evitar:
- assunto todo em maiúsculas ou cheio de pontos de exclamação;
- e-mail que é só uma imagem grande, sem nenhum texto;
- link encurtado no lugar do endereço completo do site;
- anexo pesado ou em formato que costuma levar vírus, como .zip e .exe;
- envio para centenas de contatos pela caixa comum, com todo mundo em cópia.
Para mandar novidades e promoções para a sua lista de clientes, use uma ferramenta própria de e-mail marketing, que já cuida do link de descadastro e do ritmo de envio. O post sobre e-mail marketing para negócios locais mostra como começar.
Se uma mensagem sua cair no spam de um cliente, peça para ele clicar em Não é spam. O Gmail aprende com isso.
E se o domínio entrou numa lista de bloqueio?
Quando uma conta é invadida e dispara spam, o domínio ou o servidor pode parar numa lista de bloqueio. Aí até as mensagens normais passam a ser recusadas. Os passos para sair dela são estes:
- Troque a senha de todas as caixas de e-mail e ligue a verificação em duas etapas.
- Confira no painel do serviço se existem regras de encaminhamento ou envios que você não reconhece.
- Consulte o domínio no MXToolbox para ver em quais listas ele aparece.
- Peça a remoção no site de cada lista. Muitas têm um formulário próprio para isso.
- Se o problema estiver no servidor da hospedagem, abra um chamado no suporte.
Para não passar por isso de novo, o post sobre senhas e acessos do site mostra como proteger as contas da empresa.
Por onde começar hoje
Faça agora o teste do Mostrar original no Gmail. Leva dois minutos. Se as três linhas vierem com PASS e os clientes ainda reclamam, revise o formulário do site e o texto das mensagens. Se alguma linha falhar, comece por ela.
Uma pousada em Guarapari que manda a confirmação de reserva por e-mail, ou uma loja que envia orçamento em PDF, não pode depender da sorte para a mensagem chegar. Se você prefere não mexer em DNS, a TH Designer resolve isso para você. A gente configura o e-mail profissional com SPF, DKIM e DMARC, ajusta o formulário do site para enviar do jeito certo e testa tudo antes de entregar. Conheça nossos serviços e chame a gente no WhatsApp. Atendemos negócios de Guarapari e região.
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